La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General
Tributaria, regula las obligaciones tributarias formales de los obligados
tributarios y especifica como una de ellas, la obligación de expedir y entregar
facturas y documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y
justificantes que tenga relación con sus obligaciones tributarias.
¿Cómo tengo que facturar?
Una vez en
funcionamiento nuestra empresa, uno de las primeras dudas o errores que se
comenten son a la hora de emitir nuestras facturas. Estas incorrecciones en
materia de facturación pueden causar perjuicios fiscales.
La emisión
de facturas es un tema que da para mucho, pero nos vamos a centrar en los
puntos más importantes.
Las facturas
que emitamos deben de seguir una numeración
correlativa al menos en el periodo anual, evitando mención a la fecha que
corresponde y así evitar series mensuales. Así mismo, debe haber concordancia entre el número y la fecha
de emisión, es decir, deben guardar orden correspondiente a la fecha.
La excepción
son las facturas rectificativas,
puesto que estas deben seguir una serie
diferente al resto, aunque siempre correlativa.
La dirección que debe de constar en las
facturas que emitamos y recibamos debe ser el domicilio fiscal, independientemente de querer hacer mención a la
dirección del negocio. En referencia a la dirección, el reglamento indica que
este dato también debe de figurar en las facturas simplificadas.
Las facturas
deben de expedirse en el momento de realizar la operación, si el destinatario
es un particular. En el caso de que el destinatario fuese una empresa o
autónomo, hay de plazo para su emisión antes del día 16 del mes siguiente. Es
importante remitir al destinatario la factura en un plazo máximo de un mes.
La descripción de la operación,
consignando todos los datos necesarios para determinar la base imponible, incluyendo el precio
unitario sin impuesto de la operación, así como cualquier descuento o
rebaja no incluido en dicho precio unitario.
En la
factura debe tener desglosadas las
bases, los tipos de IVA aplicados y las cuotas. Para la factura
simplificada debe incluir los tipos de IVA aunque no es necesario detallar el
importe de las cuotas detalladamente. También pueden indicarse en las mismas,
factura simplificada, la expresión “IVA incluido”.
Las facturas
impresas no se deben corregir o completar a bolígrafo.
¿Tengo que repercutir IVA al cobrar un anticipo?
Si, se debe de emitir una factura
que desglose el IVA y habrá que ingresar el impuesto en la autoliquidación
correspondiente a la fecha del cobro. Hacienda tiene muy fácil para detectar si
se recibe un anticipo, pues si se contabiliza el cobro anticipado en la cuenta del cliente, esa
cuenta aparecerá con saldo acreedor. Si se contabilizan los anticipos tal como
prevé el Plan General de Contabilidad, será aún más claro y en el modelo 347
podrían producirse incoherencias entre la declaración del deudor y la del acreedor.
¿Puedo expedir tiques en lugar de facturas?
Desde el 1
de enero de 2013, existen dos tipos de facturas,
la ordinaria y la simplificada, que
sustituye a los tiques o documentos sustitutivos.
La
factura simplificada puede emitirse cuando el importe no exceda de 400 €, iva
incluido, o 3.000 € cuando se trate de las siguientes actividades:
- Ventas
al por menor.
- Ventas
o servicios en ambulancia.
- Ventas
o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte
de personas y sus equipajes.
- Servicios
de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el
suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
- Servicios
prestados por salas de baile y discotecas.
- Servicios
de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
- Utilización
de instalaciones deportivas.
- Revelado
de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento
y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler
de películas.
- Servicios
de tintorería y lavandería.
- Utilización
de autopistas de peaje.
- Autorización
Departamento de Gestión Tributaria.
Se considera
a estos efectos ventas al por menor, las entregas de bienes, cuando el
destinatario no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor
final.
El contenido
de estos documentos es el siguiente:
- Número
correlativo y en su caso serie.
- Número
de Identificación Fiscal, así como nombre y apellidos, razón o denominación
social completa del obligado a su expedición.
- Tipo
aplicado o la expresión “IVA Incluido”.
- Contraprestación
total.
¿Cuándo se expide un documento sustitutivo rectificativo?
Se puede
expedir facturas o documentos sustitutivos rectificativos:
1. Cuando
la factura o documento sustitutivo original no cumpla algunos de los requisitos establecidos como obligatorios.
2. Cuando
las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
3. Cuando
se produzcan las circunstancias que den lugar a la modificación de la base
imponible:
a.
Devolución de envases y embalajes
susceptibles de reutilización.
b.
Descuentos y bonificaciones
otorgados después de realizarse las operaciones.
c.
Cuando por resolución firme,
judicial o administrativa, o con arreglo a derecho o a los usos de comercio
queden sin efecto total o parcialmente las operaciones gravadas o se altere el
precio después de realizarse la operación.
d. Cuando los créditos
correspondientes a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean
total o parcialmente incobrables la base imponible podrá reducirse con los
requisitos dispuesto en la normativa.
¿Cómo rectifico una factura?
La
rectificación se debe realizar mediante la expedición de una nueva factura o
documento sustitutivo en el que consten los datos identificativos de la factura
o documento sustitutivo rectificado y la rectificación efectuada.
Se puede
efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento
rectificativo, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
En todas las
facturas rectificativas se hará constar su condición de documento rectificativo
y la descripción de la causa que motiva la rectificación.
¿Debo conservar los documentos de facturación?
La Ley
58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece en la letra e) del
apartado 2 del artículo 29, respecto de los obligados tributarios, la
obligación de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan
relación con sus obligaciones tributarias.
De acuerdo
con lo dispuesto en el Reglamento de facturación, los empresarios y
profesionales deben conservar durante el plazo previsto en la Ley General
Tributaria, los siguientes documentos:
- Las
facturas y documentos sustitutivos recibidos.
- Las
copias o matrices de las facturas expedidas y las copias de los documentos
sustitutivos expedidos.
- Las
facturas originales o los justificantes contables de la operación expedidos por
quien realice la entrega de bienes o la prestación de servicios en los
supuestos de inversión del sujeto pasivo.
- Los
recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de
la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original por parte del expedidor,
como la copia por el titular de la explotación.
- Los
documentos acreditativos del pago del Impuesto a la importación.
La Ley
37/1992 prevé la posibilidad de que las facturas recibidas, los justificantes
contables y las copias de las facturas expedidas, pueden conservarse por medios
electrónicos, pero deben de cumplirse los requisitos obligatorios.
Cuando las
facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se
hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de
regularización, deberá conservarse durante su correspondiente período de
regularización y los cuatro años siguientes.